Wer weiss inwiefern die Vorgaben der GDPdU in den BaanERP - Archivierungssessions berücksichtigt werden?

Hallo Spartacus,

wir waren im letzten Jahr auf einer Veranstaltung der DBUG zu diesem Thema. Dort wurde die Lösung für Baan IV vorgestellt.
Die Umsetzung für Baan ERP (V) sollte später folgen, habe aber bis jetzt noch nichts weiter gehört. Am besten wendest du dich mal direkt an Baan.
Die Anforderungen der GDPDU werden übringens nicht vorrangig durch die Archivierungssessions umgesetzt. Es ist von Baan ein zweistufiges Verfahren vorgesehen.
1. normale Archivierung
2. Definition der 'relevanten Daten' und Export auf ASCII-Files aus der Archivfirma heraus. Für diese ASCII-Files wurden seitens BaaN Programme erzeugt, die eine Betrachtung/Auswertung dieser ASCII-Files zulassen. Für die Version IV wurde von Baan ein 'Standardsatz der relevanten Daten' definiert, der je nach Implementation u.U.noch erweitert werden muss.

Gruß,
Andreas

Hi Andreas,

danke für die Info. Wir haben schon eine Call bei Baan eröffnet
Mal sehen was da rauskommt;)

Die eigentliche Problematik bezogen auf die GDPdU findet bereits vor der Archivierung statt.
Im BaanIV-Standard würden vor der Archivierung die Tabellen sls040,041 und 045 in der Session tdsls4223m000 gelöscht. Ebenso die pur-Tabellen in Session tdpur4223m000.
Diese sind dann in der Archivfirma nicht vorhanden bzw. leer.
Baan bietet ein kostenpflichtiges Zusatzmodul an, wodurch diese Tabellen auch in die Archivfirma gelangen.
Ob diese Tabelle tatsächlich wegen der GDPdU erhalten werden müssen hat verbindlich noch niemand gesagt. Ich glaube aber, dass diese Tabellen für eine mögliche Prüfung benötigt werden.

Als Konsequenz darf eigentlich seit dem 1.1.2002 niemand mehr in den Sessions tdsls4223m000 und tdpur4223m000 die Option "Löschen der Auftragsdaten" setzen!

Ich kenne Baan5/ERP nicht, glaube aber, dass diese Grundproblemantik dort genauso vorhanden ist.

Hallo zusammen,

ohne sarkastisch zu wirken: gibt es überhaupt schon eine funktionierende Archivierung (vergleichbar mit BaaN IV, eventuell durchdachter :) )? Als wir uns vor zwei Jahren mal mit dem Thema auseinander gesetzt haben, war von Archivierung noch nicht viel zu sehen in Baan V.

Zur Grundproblematik: die Überlegung Als Konsequenz darf eigentlich seit dem 1.1.2002 niemand mehr in den Sessions tdsls4223m000 und tdpur4223m000 die Option "Löschen der Auftragsdaten" setzen! dürfte nicht für alle Baan Anwender, die mit einem hohen Datenvolumen in diesem Bereich kämpfen, eine praktikable Lösung darstellen. Eher ein K.O.

Gruss

Martin

Wenn man mal GDPdU vergisst, gibt es eine Dokumentation von Baan bezüglich "Archivierung" mit BaanERP. Ich konnte da bisher nichts finden.

Jemand von Baan hat ein Dokument für unsere Firma erstellt wie man archivieren soll in ERP5.0b. Wir haben es auch mal in unsere Test Umgebung gemacht und von die technische Seite funktioniert es.

Dieses Dokument hat Baan erstellt an hand von ein Dokument was die schön vorhanden hatten. So das gute ist das Baan etwas hat.

M.fr.Gr.
Han

Eine Frage als 'nicht'Duetscher: was bedeutet die Abkurzung GDPdU?

Es gibt ein Dokument zur Archivierung unter 5c.
Baan-Support-Seite, Bereich Documentation, suchen nach Doc-Nummer U7843B US.

Hallo Spartacus, ich habe Dir ne PM geschickt zu obigem Thema, kannst Du Dir ja mal ansehen.

Gruß
Andreas

An Jan und alle interessierten:

Originally posted by Han Brinkman

Eine Frage als 'nicht'Duetscher: was bedeutet die Abkurzung GDPdU?

Versuch einer Kurzerklärung für alle "nicht Deutschen"
GDPdU heist:
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Diese seit dem 1.1.2002 gültige Vorschrift/Richtlinie komplett zu erklären würde den Rahmen sprengen. Hier einige "HIglights":

Dem Steuerprüfer ist auf 3 mögliche Arten Zugriff auf das EDV-System (z.B. Baan) zu gewähren.
- Nutzung des Systems als User
- Nutzung des Systems mit Hilfe eines Users
- Ausgabe von Daten auf Datenträger zwecks Auswertung mit dem Tool Win-IDEA

Ein wesentlicher Teil ist darüber hinaus, das "originär digitale Daten" über eine Zeitraum von 10 Jahren zur Verfügung stehen müssen.
Das können u.A. die Tabelle tdsls041 unt tdsls045 sein!!??

Das gilt auch für "steuerlich relevante e-mails" !!


Wer mehr wissen möchte wird bestimmt im internet fündig!

Gruß Klaus Jockel

gibt es überhaupt schon eine funktionierende Archivierung (vergleichbar mit BaaN IV, eventuell durchdachter )?

Die Archivierung in Baan V ist vergleichbar mit Baan IV. Nicht unbedingt besser durchdacht aber gerade in letzter Zeit hat Baan viele Verbesserungen in Baan V gemacht, z.B. in alle Programme die Moeglichkeit eingefuegt nach Datum zu archivieren (Produktionsauftraege, Projekte etc., uebrigens auch in einigen Baan 4 Programmen).

Ich habe viele Calls mit Baan fuer Baan V Archivierung eroeffnet und relativ schnell Loesungen bekommen. Mit den letzten Verbesserungen funktioniert die Archivierung jetzt eigentlich recht gut. Ein paar Bugs sind allerdings noch drin. Genau wie in Baan 4 fehlen noch immer Programme fuer einige Bereiche wie Verkauf, Einkauf, Service. Ich habe fuer diese Bereiche die entsprechenden Zusatzprogramme entwickelt (siehe:www.maxsc.com (http://www.maxsc.com). )

Fuer alle die ein Archivierungsprojekt mit Baan 5 starten: besondere Vorsicht ist mit der Archivierung von Integrationsdaten (tfgld410, tfgld418 etc.) geboten. Bisher hat das Programm - anders als in Baan 4 - alle Daten in der ausgewaehlten Zeitperiode ohne irgendwelche Checks archiviert, also auch alle Integrations-Datensaetze fuer aktive Projekte, offene Verkaufsauftraege, offene Einkaufsauftraege etc. Das kann zu erheblichen Problemen fuehren. Ich habe dafuer einen Call eroeffnet und eine Solution zurueckerhalten, habe sie aber noch nicht getestet.

Karin

Interessant ist in diesem Zusammenhang auch, wie man im Prüfungsfall die Daten (mit vertretbarem Aufwand) aus Baan herausbekommt. Ist Cofiba die Lösung? Hat jemand bereits Erfahrung aus dem Ernstfall?

Gruß

Originally posted by KlausDH
Interessant ist in diesem Zusammenhang auch, wie man im Prüfungsfall die Daten (mit vertretbarem Aufwand) aus Baan herausbekommt. Ist Cofiba die Lösung? Hat jemand bereits Erfahrung aus dem Ernstfall?

Gruß

Sowohl COFIBA wie auch das Modul Baan-Langzeitarchivierung haben, soweit ich weiß, eine Schnittstelle zur Erstellung eines Datenträgers gemäß der GDPdU.
Ob der Erwerb eines dieser Module ein "vertretbarer Aufwand" ist wäre noch eine interessante Diskussion.